12/4/2018
红叶
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2018高校杯赛事策划第一次会议纪要
参加人员：汪洋、陈云章、张金山、赵品成、李德华、伍纯、江枫、唐晓东
时间：2018年4月7日
1. 确定2018高校杯乒乓球友谊赛财务记账管理为刘萍，出纳为叶婷婷。设立比赛仲裁委员会：汪洋、辛红、杨小文、李德华、张金山。 比赛技术顾问：辛红、杨小文。赛事总顾问：张磊。
2. 赛程设计：第一种方案：(1) 小组赛：72个队分成8个小组，小组9个队循环。记每个小组36场小组赛，4个台面共9轮（2）级别赛：取前4名总32队进入甲级（A）比赛双淘汰制决出。小组赛5－9名共40队组成乙级（B）比赛分8组每组5队循环，小组第一出线按双淘汰决8名次。乙级小组不出线队伍不再比赛按照小分排名次。
第二种方案：小组赛与前面一样，但是每个小组第9名直接淘汰，这样，甲级队32强和乙级队32队进行同样的32强双淘汰比赛。
第三种方案：小组赛与前面一样，每小组第9名共8个队单独安排（10号一早）排名赛，其余32甲级和32乙级队还是按照双淘汰比赛
赛程总设计由汪洋牵头，德华、江枫、金山配合。
3.奖品设置：(1)缘用大型流动性高校大满贯杯，底座刻一方甲级冠军名字，由获胜甲级冠军保存一年，待下届高校杯开始前2个月交回组委会（2）甲级冠亚季军发永久性小型纪念杯和金银铜牌，4－8名发纸质奖状证书。甲级赛冠，亚，季军发奖杯奖牌，前8名奖金分别为500、300、200、100、100、100、100、100，高校杯底座刻冠军队名字，前8名发证书。
乙级赛前8 名发纸质奖状证书。
共计：甲级：大型奖杯一座， 大中小3个同款奖杯，15个奖牌，8张证书
乙级：8张证书
奖杯由梁立军李德华具体负责联系April.
由组委会评选啦啦队奖：最靓丽啦啦队，人气最旺啦啦队，最震撼啦啦队，最整齐啦啦队，最有魅力啦啦队，最有气势啦啦队。
4. 比赛地点: 加拿大加华乒乓球俱乐部：多伦多 1181 Denison Street， Markham On L3R 4B2
周边停车位超过400，另外街对面有约100停车位（必须要有2个以上组委会人员带2个义工管理停车）。赛前对于那个不能停车的华人家具店由冯先生打招呼或安排义工阻止在那里停车。球馆内可以设置32张球台及比赛区。外面20个均为标准比赛地胶。内场12个为木地板需要铺设地胶（地胶联系已由张磊由加拿大乒协借到，铺设李德华。如果需要租车搬运，由唐晓东租Uhaul,），场内男女卫生间各3个，门口设置接待处。 有一个约20平方米组委会区域。地胶及记分牌/桌等器材需要在5月20日落实。
现场有观众席，伸缩看台，沿着墙可悬挂各校友会会旗。赛场正中为开幕式专用墙面。开幕式在内场进行。
午餐可以由各队自己选定。可以在观众席上吃饭（要有足够义工及时换垃圾袋）。不专设午休时间。
尽快给出赛区布置平面图。
5. 现场设计要充分考虑到各高校啦啦队的适当位置空间。现场可以摆放易拉宝广告，挡板可以挂广告。现场需要设计一个标志区或采访照相颁奖区域(赞助商Logo，高校杯)。
比赛手册留出页面做赞助广告，一页为熊猫杯广告，封底为协办方加华场馆广告，德华负责比赛手册设计。比赛手册印制300份，原则上每个队2本，组委会一人一本，其余留作未来宣传之用。比赛手册5月底前Julia印刷。赛区在第一天按照每赛区2个台面设计，第二天继续使用，直到甲级，乙级8强赛作调整。赛区之间隔板隔离。
6.比赛控制： 设定总控台（技术顾问及仲裁委员会，赛程,义工4），设定前台（接待，登记，义工4），设定裁判区（裁判及赛程控制，成绩更新义工4，裁判数>35），后勤组（停车4义工，午餐晚餐现场卫生6义工，现场布置8义工），医疗卫生由川大医疗救护队负责（义工数4－6）
现场摄影摄像义工――首先拜托王小燕丁雷在摄影协会看有无义工，其次在赛会群招聘摄影义工，再其次付费请摄影师。在抽签现场要安排一次大合影。比赛时，如果有条件尽量搞一个大合影。赛后所有财务账目公开透明。比赛基本要求由裁判组和技术组在赛会群公布，不在手册写出。比赛球拍不作特别要求。比赛用球需要10盒40＋的球，金山负责联络。
7. 5月26号现场会将进行分组及抽签，由张磊，德华，汪洋、辛红、杨小文、金山、梁立军负责。届时德华负责免责书发放给各队长回去队员签名后在比赛前交回组委会。5月26号将由技术组介绍赛程、赛制，回答提问。
5月26号最后期限收各队报名费及队员名单。去年8个种子队分散于8个小组，如果去年的种子队是联队，则由该联队自己商量出来一个队作为种子队（5月20日）。如果去年的种子队不参加比赛，则由顺序排位高的球队顺序顶替。
8.裁判组由王青延，唐晓东，金山，共同负责，需要40个以上裁判。
义工由现有接龙义工担任。义工负责人：Jeffray, 张金山、李德华、叶婷婷、伍纯
新闻写作：金云、黄静 、小燕。 开幕闭幕式式主持人： 耗妈妈、小燕、张磊、陈蓉，德华
9.嘉宾邀请及贺信： 华人议员及陈圣源,Amanda――陈蓉、辛红邀请
乒协――张磊
市议员、市长――张磊，辛红邀请，陈蓉邀请
领事馆――张磊，胡江峰邀请
媒体邀请――张磊、陈蓉
邀请函准备―――王小燕(中英文)
闭幕式嘉宾讲话不超过2分钟，嘉宾颁奖。合影。
.闭幕式时间为第二天及6月10日下午6－7点。
10. 赛场控制：
（1）赛区：考虑到现场赛区相互不干扰的原则，希望在场馆可以的情况下，尽量将每2个赛区四面分隔出来。赛区按照 小组赛－出线赛－决赛而面积逐渐增大的原则现场即时调整。组成现场布置小组：李德华，张金山，梁立军，陈云章，Danny Cui, 再配以8人左右义工。职责： A:周五晚上6点到达现场场地设置及挂横幅，铺内场地胶。B. 赛场现场临时组合、拆分。 C.组委会新闻采访区设置，布置。D。周日颁奖典礼结束，义工配合德华将内场地胶卷起留置在墙边。周一晚上6点，德华带义工打包地胶并归还。
(2) 现场音响考察由陈云章负责。李德华负责备份portable 音响设备。现场活动音乐编辑准备：陈云章，张金山――中国、加拿大国歌， 颁奖音乐，间歇音乐。
（3） 宣传类：方式：微信美篇——组委会报道＋川大报道； 网络媒体――加拿大媒体网、轻松加拿大、加国无忧、天下华人、多伦多新闻网。大众媒体――乒乓球行业， 英文媒体、中文媒体联合会、中文报纸、中国国内媒体。 通稿写作：金云、黄静、小燕、德华。 网络官方更新：Jim， 德华
（4）为了让现场观众有序化，尽量在各赛区间分隔出观众流动的通道，尽量多设置独立或半独立赛区。――李德华、辛红、梁立军、张金山、汪洋
（5）为了保护场馆地面，一律要求运动员着No mark 运动鞋，观众着运动鞋才能入场。为嘉宾准备好皮鞋的鞋套6套――王青延。需要组委会成员多次在群里提出要求。当天，在入口处设置检查义工小组3－5人专门检查鞋是否合格。外场已有地胶，内场需要铺设地胶： 负责――李德华，地胶借用联系――张磊，铺地胶义工10人。时间5月8日晚上6－11点。
（6）横幅布置：A：组委会布置一个局部运动员采访、合影、颁奖的区域。赛会大横幅 4’ X 14’(白底红字) 做背景。领奖台――德华制作的， 奖品展示台――梁立军， 20张椅子， 隔板，综合作为该特定区域小舞台。需要作一个赞助商的Logo 及组委会背景墙6尺X12尺供照相纪念，（室内及室外均可使用――可移动：可自制架子――德华、伍纯）
（7）义工服：由陈志兵全部赞助。数量、设计――耗妈妈、金山、小燕
B。各大学横幅展示：原则上在墙面。尽量鼓励在各类隔板上。在隔板上固定一个横幅需要起码3个夹子，由梁立军负责购买。夹子下次可以继续使用。原则上，横幅一旦设置好，就不允许中间改换位置。－－梁立军
（7）现场安全: 设立现场医疗中心。购买一个First Aid 包及补充药品。――叶婷婷。入口登记处严格收取各队已签名的免责书。医疗中心负责：叶婷婷、伍纯、李德华。急救中心红十字标志：德华
（8）赛区成绩单初稿Julia 打印1000份。
各赛区成绩单收集到总控台及墙面公示：德华、胡江峰、张莹、配以4个义工计算积分和名次。墙面大白纸打印：胡江峰
（9）建立前台登记报道处――刘萍、文洁、Jeff。配义工2名。早上8点开始登记、收取报名费、收验免责书、收广告赞助费、发送纪念册、指引到各自赛区、义工登记、嘉宾引导。每个队的一个联系电话。
（10）现场提供义工及组委会午餐，每天提供瓶装水5箱――魏在杰、张金山、爱乐丫
（11）赛会报名及款项：耗妈妈，Jim, 金山。 财务负责： 叶婷婷（出纳）， 刘萍（记账）
（12）赛会摄影、摄像：王小燕、丁雷、王青延（争取继续出纪念光碟？）
11. 赛事控制：
（1）赛区人员配备：小组赛一个裁判负责一个赛区。9号上午8：30必须到位32个裁判，4个统计及成绩传递义工；2个停车场义工 .9号结束赛事前必须确定10号可用的裁判数、义工数。淘汰赛后的决赛必须用有证裁判。
赛区设备：1张椅子、一个记分牌、2个乒乓球、成绩单表格及活页夹、圆珠笔――金山。4张标准裁判卓用于淘汰附加赛。
（2）比赛前，双方填写上场顺序和队员名单，互相不参照（采用折纸遮蔽的办法，金山负责）。赛后要求队长签字。
（3）总控台设置在与裁判区靠近。总控台人员：李德华、张磊、汪洋、辛红、胡江峰、杨小文、张金山。
（5）决赛时争取在最优观赏位置设立位置设立6－8嘉宾席位：议员、赞助商、冯典兴。
（6). 典礼：开幕式9号上午9－9：30， 闭幕式10号下午6－7
颁奖典礼在所有比赛后统一举行。局部嘉宾席以挡板隔离。嘉宾：议员、组委会、校友会会长。
颁奖前需要黄庆宏/张莹书写证书。奖杯、奖牌准备――梁立军/德华。主持人开场词－议员讲话－组委会－赞助商代表讲话；
颁奖典礼时；先发乙级季军－乙级亚军－乙级冠军； 甲级8－7－6－5－4名。 甲级季军－甲级亚军－甲级冠军。给场地赞助，乒乓球赞助、广告赞助都颁发感谢证书、啦啦队奖。－李德华，金山，梁立军
分别合影留念。
典礼程序确定：李德华、小燕、张金山、张磊。
颁奖礼仪：川大艺术团。叶婷婷、戴琤，Gen 等。
颁奖嘉宾：张磊、汪洋、辛红、议员、赞助商、杨小文、王今中、王晓鸣、柯文彬、刘伟、李德华、张金山等。组委会合影、嘉宾及会长合影、
全体大合影由于时间问题取消。中午吃饭时间取消。
(7).争取最后清场离开时间：19：00（第一天估计要到晚上10点）
整个赛会总体时间控制和程序设计在比赛手册上。
12. 预算：收入：报名费7200，黄金赞助500X6=3000, 去年留存400. 冠名赞助2000总计12600
支出： 场馆：4000， 纪念手册300X5＝1500， 奖杯及奖牌证书制作：600， 义工盒饭50X10X3＝1500
合影背景墙500.，器材、水：500，奖金1500. 支出合计：10600.
德华整理
2018年4月16日
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