2017“大雅凤”国际文学奖颁奖典礼筹备会议纪要 - 艺术长廊

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8/14/2017

红叶
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2017“大雅凤”国际文学奖颁奖典礼筹备会议纪要

时间： 2017年8月13日地点：多伦多
参见人员：川沙、谭新雄、张磊、李娜、张西川、陈蓉、王小燕、张莹、徐攀、余老师、等

一．颁奖典礼时间、地点、人数控制、停车安排：

1. 时间确定为10月7日下午： 1：30－5：00. 其中：1：30－2：00为嘉宾签到留言合影时间。2：－4：30 颁奖典礼流程。 4：30－5：00 合影，交流、清场、离场。

2. 地点：谭老师介绍情况：因为涉及到邀请信的发出时间，需要尽快确定。由于多伦多市议政厅需要在9月16号才能接收10月7号的预定，所以考虑在8月17号世界杯新闻发布会与威斯汀王子酒店负责人见面时，是否可以首先确定威斯汀王子酒店会议室赞助。德华提出市议政厅总体效果比较好，图片效果好，Markham 市政厅也可以考虑，而Markham市政厅可以马上预定。会议确定：待8月17号谭老师和威斯汀酒店负责人见面后再决定。地点优先次序为：多伦多市政厅――Markham市政厅――威斯汀王子酒店。地点必须在9月20日前确定。（负责人：谭新雄、张磊、陈蓉）

3．参会人数：计划100－200人。其中：嘉宾邀请50. 文艺演出人员20，现场义工：20. 礼仪小姐：3－5

4. 停车：自己负责。

二．颁奖种类及数量：

1. 文学奖本身奖项：小说奖（冠名为XXX大雅小说奖）1－2，诗歌奖（冠名为XXX大雅诗歌奖）1. 另外：有提名奖若干（需要川沙尽快提供名单）

2. 感谢嘉宾及赞助证书：（谭老师负责提供名单）感谢嘉宾名单：感谢赞助商名单：

三．邀请函、贺信及嘉宾：

1. 邀请嘉宾种类：

加拿大政府类：安省省长、多伦多市长、Markham及其它城市市长、国会议员（特别是华裔）、参议员、省及联邦文化类官员

中国政府类：中国大使、多伦多总领事

加拿大文艺界名人：（谭新雄负责）

中国文艺界名人：陈可之、周旭等（川沙负责）

加拿大社会活动家；陈丙丁等（谭新雄负责）

加拿大著名社团负责人：同乡总会、校友会（陈蓉、李德华负责）

加拿大媒体及负责人：李娜提供总体名单，由谭老师和陈蓉负责

邀请主持人：马美霖、郭然（川沙负责）

邀请文艺演出者 (川沙负责)

2. 邀请函的写作除加拿大政府及媒体外，其它都用中文简体。（谭新雄负责）

3.邀请函的发送及贺信跟进回复分工：
（谭新雄。陈蓉）

四．奖杯证书的设计制作

奖杯：一次性为水晶透明材质。底座刻字。价格、色调、尺寸。

证书：木质

联系商家：可考虑April，Jolia （徐攀、谭新雄负责）

五．典礼流程
（川沙负责设计）

六．媒体及宣传

1. 现场媒体邀请清单及负责人。
北美在线、轻松加拿大――陈蓉
中国作家网――川沙
中新网――余老师
OMINI――李娜
新时代电视台、加国无忧――谭新雄
请郭然向媒体协会统一发邀请――谭新雄负责
2. 文学奖颁奖典礼媒体通稿写作负责人：李娜。（陈蓉、谭新雄、李德华提供资料）
3. 通稿宣传发布渠道统计及跟进：现场媒体发文字通稿，转发媒体发图文并茂的通稿。（李娜）

七：颁奖典礼现场服务：
1. 摄影摄像：（川沙负责）
（1）邀请摄影专业人员
（2）摄影图片最快汇总配新闻通稿发布负责人
（3）摄影摄像图片保存人员
2. 媒体采访安排：人员及时间点由各现场媒体自己选择。
3.现场布置：（1）背景及横幅：国旗、横幅、投影、讲台前做一个配合讲台尺寸的小横幅（徐攀、陈云章）
（2）主席台人员容量及安排（谭新雄、徐攀）
（3）嘉宾桌卡制作：（徐攀负责）
（4）现场收纳区设置：奖杯证书、水、纪念册的发放及收回（何德高、陈蓉）
（5）现场分区就座：主席台、嘉宾、领奖人员、主持人、演出人员、礼仪小姐、观众（王小燕负责）
（6）接待台：人数、签名留言册的准备，接待台鲜花及花瓶、桌布。嘉宾胸卡及胸花，纪念册。（王小燕负责）
4.现场音像：（徐攀、陈云章负责）
（1）音响：连接及试音、备份方案。
（2）现场投影播放：投影资料准备人。现场投影播放人及笔记本电脑，现场投影屏。
（3）现场播放国歌，与演出配合的音乐准备

5.最后清场、打扫卫生人员 Jeffrey 负责（12个义工）

八．纪念品、手册
现场纪念品由张磊负责。
现场会刊印制100份，纪念手册1000份――（徐攀负责）

九．义工招聘
义工负责人：Jeffrey
接待台：4，礼仪小姐2－5，现场布置及服务4，场外停车场3，现场座位安排2，清洁卫生：2

十，会务组分工
义工负责： Jeffrey
嘉宾邀请：谭新雄、陈蓉
媒体邀请及协调：谭新雄、李娜、陈蓉
现场投影、音响及备份：徐攀、陈云章
接待台负责：王小燕
舞台或流程掌控：川沙、郭然
现场布置及清洁卫生： Jeffrey
奖杯证书制作：徐攀
现场广告及协调：张磊
与主持人协调及调整：张磊
为义工签写义工时间及评语：谭新雄
宣传报道总监：谭新雄、郭然
摄影摄像负责：川沙

感谢大家的倾情奉献！
祝大会圆满成功！

2017“大雅凤”国际文学奖颁奖典礼会务组
2017年8月14日

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